O que pode acontecer à uma empresa se o coronavírus manter os colaboradores em casa?

Leonel Oliveira é diretor-geral da Nutanix no Brasil

Não é segredo que a maneira como os líderes de negócios apoiam e capacitam seus funcionários pode ter um impacto profundo na produtividade de uma empresa. De fato, estudos mostram que, quando os funcionários estão altamente envolvidos, eles têm 38% mais chances de ter uma produtividade acima da média.

O envolvimento e a capacitação dos funcionários por meio da tecnologia são ainda mais crítico para os líderes de TI durante o que está se tornando uma mudança significativa para o trabalho remoto devido à crise que ocorre em escala global. As manchetes da semana passada mostram os principais gigantes da tecnologia adiando viagens “não essenciais” e incentivando os funcionários a trabalhar em casa a curto prazo – a lista inclui Twitter, Google, Salesforce e outros.

Na medida em que os funcionários interagem cada vez mais com a tecnologia em suas casas, sua facilidade de uso, design e utilidade se tornam um fator ainda mais crucial para o trabalho produtivo. As pessoas não são máquinas – elas têm emoções e frustrações e elas ficam sobrecarregadas – e, para os líderes organizacionais e de TI, isso significa oferecer as ferramentas certas para esse novo paradigma, usando tecnologia que habilita – não a que desabilita.

Então, como os líderes de negócios e de TI devem permitir que seus colaboradores trabalhem de qualquer lugar, em escala? Aqui estão três maneiras:

  1. Planeje todos os cenários e teste a escalabilidade da rede

A TI vem arquitetando e fornecendo tecnologias para trabalho remoto há algum tempo – afinal, 74% das pessoas acreditam que o trabalho flexível se tornou “normal” de acordo com pesquisa de 2019. Mas uma coisa é ter parte da força de trabalho em casa – é um cenário totalmente diferente quando milhares de pessoas estão se conectando remotamente a uma VPN ao mesmo tempo. Isso torna-se um teste para determinar se o sistema será dimensionado.

Muitas ferramentas corporativas foram criadas para operar apenas internamente, por isso é tarefa do departamento de TI garantir que todos possam acessar aplicações e dados com segurança de seus dispositivos (móveis e computadores) em casa. Em um momento de crise global, quando há medo do desconhecido e falta geral de informações, é imperativo que os líderes de TI da empresa forneçam informações, ferramentas e processos específicos nos quais as pessoas possam confiar.

Pensar em eventualidades e planejamento é um primeiro passo crítico. E se, sem aviso prévio, toda a empresa precisar voltar para casa? E se a rede ficar sobrecarregada? Qual é o plano de backup? As ferramentas de colaboração existentes no momento serão dimensionadas? As pessoas têm instruções sobre como acessar os sistemas necessários para realizar seu trabalho?

Depois de desenvolver um pequeno conjunto de cenários possíveis, a próxima etapa é testar para garantir desempenho e escalabilidade. Se você está em uma empresa que não fez muito progresso aqui, faça-o agora. Planeje um dia em que toda a TI funcione em casa. Se algo não funcionar, esta é uma excelente oportunidade para aprender e consertar. Entender como é depender de sua própria tecnologia como equipe informará a interação e os fluxos de trabalho criados como resultado.

  1. Alinhar a tecnologia – não apenas em quais ferramentas usar, mas em como usá-las

Muitas pessoas falam sobre tecnologias de colaboração remota – da videoconferência ao desktop as a service – mas o que não está sendo enfatizado é a importância da configuração. As questões de como usar a tecnologia são tão importantes quanto a tecnologia a ser usada.

Na Nutanix, criamos um site de intranet em constante expansão intitulado “Como trabalhar em casa”. Incluímos detalhes sobre como acessar a VPN, fazer login em nossos aplicativos em toda a empresa, sobre nossa ferramenta de videoconferência e como habilitar os funcionários a usar seus telefones móveis em nosso PBX (sistema de telefone privado) baseado em nuvem.

Este site compila informações em um local central para trabalho remoto, enquanto serve como um recurso para todos os novos funcionários que ingressam na empresa. Também trabalhamos duro para habilitar colaboradores (e clientes) por meio de nossas soluções baseadas em nuvem, frame e espaço de trabalho virtual (que permite que indivíduos, equipes, clientes e parceiros acessem sua área de trabalho e arquivos e redes para trabalhar sem precisar estar no escritório). Por meio dessa solução, a equipe remota tem acesso seguro e confiável a qualquer aplicativo a partir do navegador da web em casa, sem a necessidade de download de software.

No momento em que eles podem estar isolados um do outro e continuar fazendo o trabalho diário, a maneira como os líderes de TI os apoiam e habilitam através da tecnologia terá um impacto profundo na produtividade da empresa em geral.

Por fim, orientamos os funcionários sobre interações e engajamento ideais. Esse conjunto de orientações sobre “higiene tecnológica” significa decidir coletivamente sobre questões como: “Todas as reuniões devem ser gravadas?”, “Oferecemos transcrições escritas de reuniões gravadas (úteis para quem não fala inglês)?” e “Como garantiremos que os participantes estejam envolvidos?”.

Embora as respostas a essas perguntas vão além da TI, elas geralmente são influenciadas por quais ferramentas a equipe de TI seleciona – por exemplo, algumas ferramentas de videoconferência oferecem recursos de transcrição (como Zoom ou Huddl.ai), enquanto outras não. Manter toda a equipe alinhada não apenas com as ferramentas que você está usando, mas também como usá-las, ajudará os funcionários a se conectarem e trabalharem de maneira mais produtiva.

  1. Prepare a documentação correta para permitir que todos tenham acesso

Os “runbooks” são um princípio básico do gerenciamento de TI que descreve onde um sistema está sendo executado – no local, na nuvem etc. – como acessá-lo, contas e senhas de administrador, operações e desempenho esperados, orientações de monitoramento e como para parar e iniciar um sistema. No pior cenário, um colaborador principal pode estar inacessível e todos os membros da equipe precisam ser ativados por meio dessas informações.

Hoje, praticamente qualquer runbook e seus fluxos de trabalho associados podem ser automatizados. A extensão em que sua organização progrediu na execução autônoma de coisas é um fator enorme que contribui para sua capacidade de enfrentar uma “tempestade” como essa, mesmo que uma parte significativa da equipe seja impactada ou incapaz de trabalhar. Se você não iniciou a jornada de automação, apenas atualizar as informações do runbook é um bom passo para garantir consistência e desempenho.

Use parte do tempo que você economiza diariamente para aplicar código baixo ou nenhuma ferramenta de código ao processo de automação do runbook atualizado. Substituir até 5% de suas operações manuais por código pode contribuir significativamente para a sua capacidade de escalar em tempos de pressão.

O ponto principal da liderança de TI é que o principal valor de uma organização vem de seus funcionários. No momento em que eles podem estar isolados um do outro e continuar fazendo o trabalho diário, a maneira como os líderes de TI os apoiam e habilitam através da tecnologia terá um impacto profundo na produtividade da empresa em geral.